Así se realiza un empalme de JAC

Posted on 29 de junio de 2016 by Periodismo Público

El proceso de empalme de los anteriores a los nuevos directivos y dignatarios de las Juntas de Acción Comunal no está explícitamente reseñado en el marco jurídico de la Ley 743 de junio de 2002 y tampoco en sus decretos y normas reglamentarias, pero si debe estar contemplado en los estatutos de las JAC.

Sin embargo, es preciso amparar esta determinación en el Decreto 890 de 2008, que determina las competencias de las Entidades que ejercen el control, inspección y vigilancia de las Organizaciones Comunales, el cual refiere en su artículo 3° las «finalidades de la inspección: hacer recomendaciones a las organizaciones comunales en orden al cumplimiento debido del ordenamiento jurídico».

En este sentido, el proceso de empalme es una recomendación progresista, por cuanto no permite arrancar de cero, sino por el contrario, esto procura comunicación e información comunal para articular lo que se venía haciendo con lo que se podrá hacer en adelante.

Se debe tener en cuenta tanto los bienes como el inventario físico y de documentos; corresponde a la función del presidente, tesorero y secretario recibir los bienes de la junta, pero es necesario que todos los dignatarios los conozcan:

1. Inventario físico: tener el inventario en detalle de lo existente en la Junta, contemplando el estado actual de los bienes, muebles y enseres, la composición y características, existencias (cantidad), documentos soportes (facturas, manuales, garantías, fecha de adquisición) y las demás que se consideren necesarias
2. Inventario de documentos: relacionar los libros de la Junta, precisando el número y fecha del registro, número de libros existentes, el estado en el que se encuentran (malo, bueno, regular), número de folios (# de hojas que contiene cada libro).

• Libro de Afiliados: número de afiliados y número de afiliados activos, fecha y resolución de la última depuración aprobada,
• Libro de Actas: número total de actas registradas de la junta directiva y de la de la asamblea general especificando cuál es el número de la primera y de la última con fechas, haciendo las observaciones pertinentes.

Legalmente las JAC salientes manejan los libros de inventarios, fiscalía, tesorería, libro de afiliados y libro de actas; es necesario que en el empalme se tenga en cuenta esta información, por cuanto son el único testimonio escrito tanto de los movimientos financieros como de la historia de la JAC correspondiente; si no hay claridad sobre el manejo de estos libros, en el futuro por su causa se multiplicaran los problemas.
Tener en cuenta además un informe de gestión tesorería, fiscalía y del presidente de la JAC.

Es necesario levantar un ACTA DE EMPALME en la cual conste el registro de asistentes (nombre, dirección, teléfono, cargo y firma); la recepción de los informes del presidente, del fiscal y del tesorero; las conclusiones y firmas de los directivos entrantes, salientes y asistentes afiliados a la JAC.

Algunas recomendaciones generales:

• Se debe lograr una buena relación entre la junta saliente y la entrante para facilitar el proceso y no caer en discusiones que perjudiquen la armonización
• Mantener la calma en todo momento y tratar de argumentar todo lo que manifestemos de acuerdo a los estatutos de la JAC y a la ley.
• Si hay inconvenientes que no se pueden solucionar fácilmente, acudir a la Comisión de Conciliación y Convivencia o con la entidad competente.
• Involucrar a la comunidad en el empalme y rendición de cuentas, sin subestimar a la Junta saliente y mucho menos a las personas
• Realizar las observaciones que consideren necesarias por pequeñas que parezcan
• En caso de encontrar irregularidades, sobretodo en el manejo financiero se puede solicitar una auditoría a la junta a la entidad competente.