Soacha entra en la era de la modernidad documental

Posted on 7 de diciembre de 2018 by Periodismo Público

Luego de dos años y medio de trabajo, la Alcaldía de Soacha logró que el Consejo Departamental de Archivo aprobara las Tablas de Retención Documental, un gran paso en la modernización administrativa y transparencia de la ciudad, que tramita más de 20.000 documentos al año. En el 2018 sólo tres entidades del departamento de Cundinamarca lo han logrado.

A partir de este mes los ciudadanos de Soacha tendrán la garantía de que todas sus peticiones, incluyendo las tutelas y demás documentos dirigidos a la administración, se manejen a través del sistema de Tablas de Retención Documental, un moderno proceso que permite un absoluto control y calidad de las respuestas y seguimiento de las comunicaciones institucionales.

Desde ya se está habilitando la ventanilla única de recepción de documentos que contará con una identificación de código de barras que tendrá cada documento que un ciudadano entregue a la administración y que de manera automática se registrará en el sistema y pasará en tiempo real a la dependencia y funcionario que deba encargarse de dar la oportuna respuesta requerida. Por supuesto el ciudadano contará con una copia del documento con su respectivo código de barras.

Este código de barras representa un total control de calidad y proceso efectivo del trámite de cada documento que llegue o se gestione al interior de la alcaldía y fortalece de otra parte, la gestión de transparencia en los actos de Gobierno y de servicio al ciudadano.

“La alcaldía recibe y tramita más de 20 mil documentos al año y en ese sentido era urgente modernizar y hacer más idóneo el manejo de la gestión documental por parte de la administración de la ciudad”, explicó el alcalde Eleázar González, al tiempo que afirmó que este es otro paso más en el camino de transparencia, eficiencia y control de calidad de la gestión pública en el que está empeñado su Gobierno.

Por su parte, Olga Acosta, secretaria General de la alcaldía y quien lideró y coordinó todo el proceso, explicó que, “las Tablas de Retención Documental permiten, además, enlistar en series y tipos de documentos la información para clasificarla según la necesidad e importancia para la alcaldía y para el ciudadano o empresario que demanden respuestas por parte de los funcionarios públicos”.

Acosta, indicó que, en el último trimestre del año se llevará a cabo un proceso pedagógico para explicar y sensibilizar a los funcionarios de la administración en la nueva era de la gestión documental.